E-faktury dla wszystkich od 2026 roku. Jak Krajowy System e-Faktur zmieni rozliczenia firm

W 2026 roku fakturowanie w całej Polsce przejdzie na inny tor — cyfrowy i scentralizowany. W Sławkowie przedsiębiorcy będą musieli przyzwyczaić się do nowego sposobu wysyłki i odbioru dokumentów, a terminy i progi finansowe decydują o tym, kto zaczyna wcześniej. To zmiana organizacyjna i technologiczna, którą warto zaplanować już dziś.

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) i najważniejsze terminy
• Jak to wpłynie na firmy w Sławkowie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) i najważniejsze terminy

Nowe rozwiązanie to Krajowy System e-Faktur (KSeF) — platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ma usprawnić księgowanie, ograniczyć błędy przy wystawianiu dokumentów i znormalizować obieg faktur między kontrahentami.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się etapami: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których sprzedaż (łącznie z podatkiem) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a dla pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 r. Otrzymywanie faktur przez system będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r., z wyłączeniami przewidzianymi ustawowo.

Przez okres przejściowy, do 31 grudnia 2026 r., nadal można wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) — pod warunkiem że w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich dokumentach nie przekroczy 10 000 zł.

W praktyce organy skarbowe oraz urzędy organizują szkolenia i webinary dla przedsiębiorców; warto z nich skorzystać, by sprawdzić wymagania techniczne i procedury integracji z systemem.

Jak to wpłynie na firmy w Sławkowie

Dla firm z Sławkowa najważniejsze są trzy kroki: sprawdzenie, do której grupy terminowej należy firma względem progu 200 mln zł, przygotowanie systemów księgowych do obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz zaplanowanie szkoleń dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Odbieranie faktur będzie obowiązkowe wcześniej niż obowiązek wystawiania dla większości przedsiębiorców, więc trzeba zapewnić gotowość na przyjmowanie dokumentów z KSeF.

Księgowi i właściciele firm powinni skontaktować się ze swoim dostawcą oprogramowania lub z urzędem skarbowym, by ustalić terminy testów i wdrożenia. Przejściowy limit 10 000 zł miesięcznie daje krótkie okno bezpieczeństwa, ale nie zastąpi wdrożenia rozwiązania zgodnego z KSeF.

na podstawie: Urząd Miasta Sławków.